Online Media

Dan Tynan

Với sự phát triển của công nghệ ngày nay thì làm việc cố định tại một vị trí trên một máy tính sẽ khiến cho công việc của bạn không có nhiều tiến triển. Tất cả đều nên được ảo hóa, từ vị trí làm việc tới máy tính và các công cụ cần thiết cho một văn phòng – đều phải được ảo hóa. Điểm mạnh của việc ảo hóa là bạn không phải lo lắng về việc để lại dữ liệu hoặc phần mềm trong máy không phù hợp khi bạn đi khỏi văn phòng. Dĩ nhiên điểm yếu của việc này là khi bạn không thể nối mạng Internet. Tuy nhiên, nhiều ứng dụng trực tuyến cung cấp hệ làm việc offline nên bạn có thể tiếp tục làm việc trong khi chờ Road Runner hoặc Comcast khôi phục lại đường truyền.

Sau đây là 5 cách giúp bạn xây dựng doanh nghiệp ảo của mình.

1, Thuê một tiếp tân ảo

Bạn có thể chỉ điều hành một cửa hiệu nhỏ, nhưng với những công cụ điện thoại thích hợp thì bạn có vẻ như nằm trong nhóm Fortune 1000. Bạn nên sử dụng phần mềm Skype cho nhiều cuộc gọi quốc tế của mình. Bạn phải tải phần mềm về máy, nhưng danh bạ và lịch sử cuộc gọi nằm trên máy chủ của Skype, chỉ cần có máy tính nối mạng là bạn có thể truy cập được. Gọi điện thoại cho các thành viên Skype khác đều miễn phí; còn để nhận cuộc gọi từ những người không dùng Skype, bạn phải mua một số SkypeIn từ mức $3 một tháng (Mỹ và Canada). Gọi cho số bàn hoặc di động, bạn mua phút SkypeOut (gọi cho các địa điểm ở Mỹ với khoảng 2 cent/phút). Dùng Skype có thể thiết lập các cuộc gọi hội thảo miễn phí với 9 người khác, mặc dù chất lượng tùy thuộc vào đường truyền của từng người.

Có thể tiến thêm một bước nữa là thuê Pamela cho Skype, một tính năng hỗ trợ ghi âm lại những cuộc gọi đến và gọi đi (dĩ nhiên là để “đảm bảo chất lượng”). Phiên bản miễn phí dừng ghi âm sau 15 phút; những phiên bản khác cho phép ghi âm không giới hạn, lưu trữ thư thoại và video, thực hiện cuộc gọi và thậm chí còn làm được nhiều hơn thế với giá chỉ từ $13 đến $37.

Một trong các ứng dụng nên dùng khác là GrandCentral của Google, một dịch vụ miễn phí cho phép bạn tự động gọi hoặc ghi âm cuộc gọi đi. (Không may là nó không ghi âm các cuộc gọi quốc tế). Bạn có thể thiết lập lời chào thư thoại dành riêng cho mỗi người gọi hoặc nếu muốn tránh ai, chỉ cần cho phát đoạn thu âm “số điện thoại này không có thực”. GrandCentral sẽ đổ chuông 3 số liên tiếp cho đến khi bạn nhấc máy hoặc đưa thẳng đến hộp thư thoại mà bạn có thể thu được ở bất cứ đâu. GrandCentral thậm chí cho phép bạn để lại một số “ẩn” trên blog hoặc danh sách đấu giá eBay của bạn, khách đến các trang này chỉ cần nhấn nút “gọi” để gọi mà thậm chí không biết số điện thoại của bạn. Vấn đề duy nhất? Dịch vụ này đang trong giai đoạn thử nghiệm kín, vì vậy người dùng hiện tại phải gửi thư mời thì bạn mới được sử dụng. Google đôi khi cung cấp GrandCentral cho những người dùng các dịch vụ khác của Google: ví dụ như khi tạo tài khoản Blogger.

2, Các bộ xử lý văn bản

Bạn không cần phải làm laptop nặng nề với một bộ ứng dụng văn phòng cồng kềnh hoặc gửi email vô số các bản sửa chữa cùng một tài liệu cho các cộng sự. Các ứng dụng như Google Docs và Zoho Office chuyển trình duyệt của bạn thành phần mềm xử lý văn bản, dàn trang hoặc những phần mềm desktop khác và trữ tài liệu trên mạng vì vậy chúng dễ tiếp cận và chia sẻ được từ bất cứ nơi đâu. Zoho đem lại tất cả những tiện ích đó và còn hơn thế nữa: email, quản lý dự án, wiki, tạo lập dữ liệu, gửi hóa đơn, hội thảo qua mạng và những ứng dụng khác.

Thành thật mà nói, những ứng dụng trực tuyến không quyền năng bằng những ứng dụng đóng mác “Microsoft” (thậm chí ứng dụng miễn phí từ OpenOffice). Nhưng chúng tiện lợi khi chúng ta không ngồi trên máy tính ở văn phòng và cần truy nhập các file, hoặc khi chúng ta làm việc với những người rải rác ở các múi giờ khác nhau. Google Docs thậm chí có thể gửi email thông báo nếu có ai đó thay đổi file. Tuyệt hơn nữa, cả Google Docs và Zoho đều cung cấp truy xuất file trực tuyến. Tải và cài đặt Google Gears và bạn sẽ có thể mở file vừa tạo ra khi không nối mạng và đồng bộ hóa trở lại khi nối mạng trở lại.

Nhu cầu cao hơn? Mạng đầy rẫy những ứng dụng hợp tác khác, nhưng phần lớn trong số này có tính phí. Cho đến hiện tại, Google Docs và Zoho Office miễn phí hoàn toàn.

3, Trợ lý cá nhân tự động

Công ty bạn không xoay xở đủ để tuyển một trợ lý điều hành? Đó là lý do nên sử dụng Highrise. Trên danh nghĩa là một công cụ CRM, ứng dụng Web thông minh của 37signals gần như làm được mọi thứ mà một thư ký cá nhân làm được trừ việc đi ra ngoài uống cà phê và đi lấy quần áo ở hàng giặt là.

Dĩ nhiên, điều cuối cùng mà bạn cần là một quyển danh bạ nữa. May mắn là Highrise khiến việc này dễ dàng hơn: chỉ cần gửi thêm email vào một địa chỉ “hộp thư” đặc biệt, và địa chỉ người nhận của bạn sẽ được lưu vào dữ liệu danh bạ tự động. Bạn có thể sao chép và dán số điện thoại của họ, địa chỉ thực và tất cả thông tin khác một cách an nhàn. (Bạn cũng có thể upload thẻ V hoặc nhập toàn bộ danh bạ từ Outlook và các trình quản lý khách hàng khác.)

Nhưng Highrise thực sự quan tâm nhiều đến tổ chức đời sống công việc và giữ cho bạn thông tin đầy đủ. Bạn có thể tạo một case cho mỗi dự án, liên kết mối liên lạc với mỗi case, viết ghi chú và upload tài liệu, chia sẻ case với đồng nghiệp và giao việc cho mỗi người. Highrise miễn phí cho hai người dùng và 250 mối liên lạc; phí dành cho việc nhiều người sử dụng chia sẻ file, hợp tác trong mỗi case, chia sẻ hàng nghìn mối liên lạc là từ $24 đến $99/tháng.

Nếu cần quản lý dự án toàn phần, bạn cũng có thể sử dụng Basecamp của 37signals, cho phép tạo hạn định, xem chúng trên lịch, tìm lại các bản trước của cùng một tài liệu và làm nhiều việc hơn. Bạn có thể quản lý một dự án với người dùng không hạn chế; còn với nhiều dự án phí bắt đầu từ $24/tháng.

4, Xuất lịch làm việc ra bên ngoài

Thật là một ngày hạnh phúc tại TynanWood khi cuối cùng cũng bỏ qua được Microsoft Outlook và để cho Google Calendar xử lý lịch làm việc. Thiết lập lịch cho mọi người nằm trong tổ chức (bao gồm cả lũ trẻ và trường học) và chia sẻ với nhau, hiện tại bạn có thể xem qua lịch hẹn của mọi người trên một màn hình chỉ với vài cú click vào vài ô. Google gửi thông báo vào hộp thư và ĐTDĐ khi bạn chuẩn bị bỏ lỡ một cuộc hẹn và thậm chí còn có thể đồng bộ nó với lịch trên Windows Smart Phone (nhờ vào tiện ích thứ 3 gọi là GooSync). Mặt hạn chế? Không như Google Docs, dịch vụ lịch làm việc chưa có chức năng ngoài mạng, vì vậy chúng ta chưa thể truy cập vào lịch khi đi máy bay hoặc đường truyền bị lỗi.

May mắn là chúng ta có thể thay bằng Scrybe, dịch vụ cho phép cập nhật lịch thậm chí khi không kết nối và đồng bộ hóa khi kết nối lại. Scrybe có những đặc điểm trông cực kỳ bắt mắt, ví dụ như khả năng thu nhỏ hoặc phóng to những ngày hoặc giờ đặc biệt hoặc cho ra tờ lịch tí hon trên giấy thực. Tin xấu là: Cũng như Google GrandCentral, Scrybe đang thử nghiệm kín và phải cần có người dùng Scrybe để mời bạn tham gia.

5, Các cuộc họp ảo

Ngày nay, phần lớn các cuộc họp đều được ảo hóa. Và trong khi vô số công cụ có thể giúp bạn dựng nên buổi họp mà không phải rời bàn, phần lớn trong số chúng tốn nhiều hơn số mà chúng ta muốn chi. Bạn sẽ phải trả ít nhất $40 đến $50/ tháng để sử dụng GoToMeeting hoặc WebEx và thường nhiều hơn thế.

Nếu bạn chỉ thỉnh thoảng mới cần gặp và chào đón thế giới bên ngoài, FreeConference.com là lựa chọn hợp lý. Dịch vụ miễn phí tiêu chuẩn cho phép bạn lên lịch trình nói chuyện điện thoại đến 4 giờ cho khoảng 150 người bạn gần gũi nhất. Nếu muốn ghi lại cuộc gọi, bạn phải trả $9/tháng, những số gọi miễn phí hoặc đường nối được tính giá 10 cent/người/phút. Muốn dùng các bản demo trực tiếp hoặc gửi slide PowerPoint cho khán giả? Vào thời điểm này, FreeConference đang giới thiệu bản thử nghiệm chia sẻ desktop SharePlus miễn phí – một cái giá khó phần mềm nào vượt qua.