Online Media

Nếu chưa từng thử tìm hiểu về các tính năng của Calendar trong Outlook 2007 bạn sẽ cho rằng đó là một tính năng thừa và khá buồn chán. Tuy nhiên, một khi đã dùng thử hẳn bạn sẽ phải ngạc nhiên về một số tính năng chia sẻ của nó. 

Bài này sẽ giúp bạn khám phá ra nhiều tính năng khá hữu ích của Calendar và chắc chắn đến một lúc nào đó bạn sẽ phải sử dụng nó. 

Import và tạo thêm nhiều Calendar 

Outlook không giới hạn cho phép bạn chỉ sử dụng được 1 lịch biểu mà có thể tạo ra nhiều nếu bạn cần. Điều này có lúc rất cần thiết bởi đôi khi bạn muốn phân lịch làm việc riêng biệt giữa công việc với việc cá nhân. Bạn thậm chí có thể sử dụng nhiều lịch biểu để xem và quản lý kế hoạch làm việc của các nhân viên khác nhau. 

Để tạo ra một lịch biểu mới, vào tab Calendar trong Outlook kích vào File > New > Calendar. Trong hộp thoại, nhập vào tên và kích OK. 

Nếu bạn đã có lịch biểu sẵn từ một máy tính hay một chương trình khác, có thể import nó vào Outlook. Tuy nhiên, phải chắc chắn là bạn export lịch biểu đó ra đúng định dạng iCalendar hoặc vCalendar. 

Để export dữ liệu từ Outlook ra, không sử dụng trình Import and Export sẵn có mà bạn hãy vào tab Calendar trong Outlook, vào File > Save As. 

Trên cửa sổ Save As, kích vào nút More Options để xác định chính xác loại thông tin mà bạn muốn export. Cuối cùng, lưu nó về định dạng iCalendar (.ics). 

Sau khi đã có một file định dạng iCalendar hoặc vCalendar, bạn có thể đưa thông tin đó vào Outlook bằng một trong 2 phương thức khác nhau. Mở nó như một lịch biểu mới bạn sẽ thấy nó hiển thị như một lịch biểu độc lập. Để mở như một lịch biểu mới, kích vào File > Open > Calendar. 

Một phương thức khác bạn có thể sử dụng là Import and Export. Kích vào File > Import and Export, chọn tùy chọn lịch biểu và kích vào Next, tìm và chọn đến file bạn đã export, sau đó chọn phương thức sử dụng. 

Có 3 chế độ xem lịch biểu khác nhau bạn có thể sử dụng. Mặc định, Outlook sẽ hiển thị từng lịch biểu riêng biệt trên các tab khác nhau. Chế độ site-by-site sẽ chia màn hình cho từng lịch biểu, do đó bạn có thể xem cùng lúc tất cả lịch. Chế độ overlay (hình 1) sẽ hiển thị tất cả các thông tin vào trong một lịch biểu chung với màu chữ khác nhau để phân biệt giữa các lịch gốc. Bạn có thể đặt từng lịch biểu trong các chế độ thích hợp bằng cách kích vào các phím mũi tên trên tab lịch biểu.

Hình 1: Xem lịch biểu ở chế độ overlay  

Bạn cũng có thể chọn từng lịch biểu hiển thị bằng cách tích/bỏ tích ở ô check cạnh tên lịch biểu tại phần All Calendar Items phía bên trái của chương trình. Tác vụ này rất cần thiết bởi đôi khi bạn có quá nhiều cuộc hẹn cũng như ghi chú trên các lịch biểu và cách tốt nhất là xem chúng một cách riêng biệt.

Hình 2: Chọn lịch biểu cần hiển thị 

Thêm các ngày nghỉ lễ vào lịch biểu 

Lịch biểu sẽ không phát huy hết tác dụng khi mà các kỳ nghỉ không được đánh dấu sẵn. Mặc dù Microsoft không tự động đưa vào các ngày nghỉ nhưng bạn có thể. Có một cách dễ dàng để làm điều đó là tìm kiếm trên mạng và thêm lịch biểu Internet đã được đánh dấu sẵn đó vào Outlook. 

Một thư mục lịch biểu Internet phổ biển nhất là iCalShare. Tuy nhiên, lịch biểu này chỉ đánh dấu những ngày nghỉ lễ của Mỹ, do đó bạn sẽ phải tìm kiếm một lịch biểu phù hợp hơn hoặc tự mình tạo ra lịch biểu có đánh dấu đầy đủ các ngày nghỉ lễ. 

Chia sẻ lịch biểu với các tài khoản Windows khác 

Để chia sẻ cùng một file dữ liệu Outlook cho tài khoản khác, trước tiên bạn phải export file đã có vào một thư mục chung để các tài khoản Windows khác có thể truy cập (ví dụ như thư mục Public của Vista). Mặc định vị trí đặt các file dữ liệu về Outlook trong Vista là tại: C:\Users\username\AppData\Local\Microsoft\Outlook. Đơn giản bạn chỉ cần copy file này vào một vị trí chung cho toàn bộ tài khoản. Sau đó đối với mỗi một tài khoản Windows, hãy thêm file dữ liệu đã copy này vào đường dẫn Outlook tương tự như trên và xóa file mặc định đi. 

Chia sẻ lịch biểu thông qua Internet 

Có vài cách để bạn có thể chia sẻ lịch biểu thông qua Internet: 

- Gửi theo file đính kèm qua email: Để thực hiện theo cách này, bạn chỉ cần kích vào link Send a Calendar via E-mail ở phía bên trái chương trình hoặc kích chuột phải vào tab lịch biểu cần gửi và chọn Send via E-mail. Bạn sẽ thấy một email mới được mở ra kèm theo hộp thoại cho phép chọn thông tin lịch biểu muốn gửi. Lưu ý rằng với cách gửi này bạn mới chỉ gửi một hình ảnh chụp của lịch biểu và người nhận sẽ không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào.

Hình 3: Tùy chọn gửi lịch biểu qua email 

- Lưu dưới dạng một trang web: Để lưu lại hình ảnh của lịch biểu như dạng bạn đang xem hiện tại, kích vào File > Save As Web Page. Trong hộp thoại xuất hiện, chọn phạm vi ngày và vị trí cũng như tên của file .htm bạn muốn lưu. Thao tác này sẽ tạo ra rất nhiều trang web và ảnh (Hình 4) và bạn có thể upload nó như một trang web.

Hình 4: Lưu lịch biểu dưới dạng file .htm 

- Chia sẻ lên Office Online: Để thực hiện theo cách này, kích chuột phải vào tab lịch biểu muốn chia sẻ và chọn Publish to Internet > Publish to Office Online. Trước tiên bạn sẽ được nhắc nhở đăng nhập hoặc tạo một tài khoản Windows Live. Sau khi đã có một tài khoản hoặc đã đăng nhập, bạn có thể chia sẻ lịch biểu của mình trên trang Office Online. Bạn có thể xem và chỉnh sửa lịch biểu online, sau đó gửi nó đến cho những người khác, khi đó lịch biểu sẽ tự động thay đổi trên máy tính của họ khi bạn thực hiện sự thay đổi. Để truy cập vào lịch biểu online, bạn có thể vào trang Calendar Management. 

Hình 5: Chia sẻ lịch biểu lên Office Online

Để cho phép mọi người truy cập, chuột phải vào tab lịch biểu và kích Publish to Internet > Share Published Calendar. Thao tác này sẽ gửi đi một email với thông tin lịch biểu đang có; chỉ việc nhập vào địa chỉ người nhận, nội dung email và nhấn nút Send. Theo hình 6 bạn thấy, người nhận có thể kích vào nút Subscribe to this Calendar ở phía trên của email để load lịch biểu. Nếu kích vào nút Preview this Calendar, người nhận sẽ được đưa đến site của Microsoft và họ sẽ phải tạo tài khoản Windows Live và đăng nhập vào mới có thể xem được.

Hình 6: Subscribe to this Calendar trên cửa sổ email người nhận 

- Chia sẻ thông qua trang WebDAV: Cách này tương tự như Office Online nhưng là thông qua một dịch vụ của bên thứ ba. Để chia sẻ theo cách này, kích chuột phải vào tab lịch biểu cần chia sẻ, chọn Publish to Internet > Publish to WebDAV Server 

Ngoài ra, nếu bạn là “fan” ruột của Google, bạn cũng có thể sẽ thích dịch vụ Google Calendar Sync. Dịch vụ này cho phép bạn đồng bộ hóa Google Calendar với lịch biểu của Outlook và lúc đó bạn có thể sử dụng những tính năng ưa thích của mình.